আমাদের দৈনন্দিন জীবনে বিভিন্ন কাজের জন্য পত্র লিখতে হয়। এছাড়াও, বিভিন্ন পরীক্ষার সময় পত্র লেখার নিয়ম জানতে হয়। কারণ, পত্র লিখন অধ্যায় থেকে অনেক প্রশ্ন এসে থাকে পরীক্ষায়। তাই আমরা আজ পত্র লিখন এবং বিভিন্ন প্রকার পত্র লেখার নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত জানবো।
ব্যক্তিগত প্রয়োজনে, প্রাতিষ্ঠানিক কাজে এবং বিভিন্ন পরীক্ষার সময় পত্র লিখতে হয়। কিন্তু, পত্র লেখার নিয়ম জানা না থাকার কারণে অনেকেই বিভিন্ন সমস্যার সম্মুখীন হয়ে থাকে। অন্য কারও থেকে একটি ছোট্ট পত্র লিখে নেয়ার থেকে নিজেই পত্র লিখন জেনে রাখা উত্তম।
পত্র লেখার সঠিক নিয়ম
তো চলুন, ব্যক্তিগত, প্রাতিষ্ঠানিক এবং বিভিন্ন প্রকার পত্র লেখার বিস্তারিত নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নেয়া যাক।
পত্র বা চিঠি কাকে বলে
পত্র বা চিঠি হলো একজন ব্যক্তির পক্ষ থেকে অন্য ব্যক্তির উদ্দেশ্যে লিখিত বার্তা। লেখক চিঠির মাধ্যমে তার ভাবনা, অনুভূতি, তথ্য, বার্তা, ইত্যাদি সরাসরি প্রাপকের কাছে পৌঁছে দিতে পারেন। যোগাযোগের অন্যতম প্রাচীনতম মাধ্যম হিসেবে পত্র আজও তার গুরুত্ব বজায় রেখেছে।
পত্র দুজন ব্যক্তির মধ্যে যোগাযোগ স্থাপন করে, বন্ধুত্ব ও আত্মীয়তার বন্ধন দৃঢ় করে, এবং ব্যবসায়িক লেনদেন পরিচালনা করে। এছাড়াও, বিভিন্ন কারণে পত্র বা চিঠি লেখার প্রয়োজন হয়ে থাকে। প্রয়োজনের ভিত্তিতে পত্র বা চিঠি বিভিন্ন প্রকারের হয়ে থাকে যা নিচে বিস্তারিত জানতে পারবেন।
পত্রের প্রকারভেদ
পত্র লেখার উদ্দেশ্য ও বিষয়বস্তুর ভিত্তিতে পত্রের বিভিন্ন প্রকারভেদ রয়েছে। আমরা আমাদের প্রয়োজনে বিভিন্ন প্রকার পত্র লিখে থাকি। পত্র সাধারণত ০৪ প্রকার হয়ে থাকে। এই ৪ প্রকার পত্র কী কী তা নিম্নে উল্লিখিত —
- ব্যক্তিগত পত্র
- অফিসিয়াল পত্র
- ব্যবসায়িক পত্র
- আবেদন পত্র
উপরে উল্লিখিত তালিকায় থাকা ০৪ ধরনের পত্র লেখার ধরণ ভিন্ন হয়ে থাকে এবং ভিন্ন কারণে এই পত্রগুলো লেখা হয়ে থাকে। নিচে প্রতিটি পত্র সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে পারবেন।
ব্যক্তিগত পত্র
যোগাযোগের সবথেকে প্রাচীন একটি মাধ্যম হচ্ছে পত্র লিখন। বন্ধু-বান্ধব, আত্মীয়-স্বজন এবং কাছের মানুষদের সাথে যোগাযোগ যেন বিচ্ছিন্ন না হয় এবং তাদের সকল খবরাখবর রাখা যায় এজন্য ব্যক্তিগত পত্র লেখা হতো। একটি ব্যক্তিগত পত্রের মাধ্যমে মনের ভাব, অনুভূতি, আনন্দ-বেদনা, সুখ-দুঃখ প্রিয়জনের কাছে প্রকাশ করা যায় অনেক সহজেই।
পারিবারিক খবর-খবর, শিক্ষাগত অগ্রগতি, চাকরির খবর, ব্যক্তিগত জীবনের ঘটনা ইত্যাদি তথ্য বিনিময়ের জন্য প্রাচীনকাল থেকেই পত্র বা চিঠি লেখার প্রচলন রয়েছে যা এখনো চলমান। যোগাযোগের মাধ্যম যেমন- টেলিফোন, মোবাইল ফোন, ইন্টারনেট এর যুগেও এখনও মানুষ ব্যক্তিগত পত্র লিখে থাকে প্রিয়জনদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য।
অফিসিয়াল পত্র
অফিসিয়াল পত্র হলো সরকারি বা বেসরকারি প্রতিষ্ঠানের কাজের জন্য লেখা চিঠি। অফিসিয়াল পত্র বা অফিসিয়াল চিঠি বিভিন্ন কারণে লেখা হয়ে থাকে। চাকরি, ভর্তি, ঋণ, স্কলারশিপ ইত্যাদির জন্য আবেদন করার জন্য অফিসিয়াল পত্র লেখা হয়। আবার, প্রতিষ্ঠানের কোন কর্মচারীর বিরুদ্ধে অভিযোগ করার জন্যও অফিসিয়াল পত্র লেখা হয়।
এছাড়াও, যেকোনো বিষয়ে অনুরোধ, জবাবদিহিতা, তথ্য বিনিময় এবং অন্যান্য বিষয়ের জন্য অফিসিয়াল চিঠি লেখা হয়ে থাকে। একটি অফিসিয়াল পত্র লেখার জন্য শব্দ চয়নে মনযোগী হতে হবে।
ব্যবসায়িক পত্র
ব্যবসায়িক পত্র হলো ব্যবসা-বাণিজ্যের বিভিন্ন লেনদেনের জন্য লেখা চিঠি। ব্যবসায়িক লেনদেনের বিভিন্ন তথ্য বিনিময়ের জন্য ব্যবসায়িক পত্র ব্যবহার করা হয়। পণ্যের মান নিম্নমানের হলে বা কোন ত্রুটি থাকলে অভিযোগ জানানোর জন্য ব্যবসায়িক পত্র লেখা হয়। এছাড়াও ব্যবসায়িক আরও অনেক প্রয়োজনেই ব্যবসায়িক পত্র বা চিঠি লেখা হয়ে থাকে।
আবেদন পত্র
আবেদন পত্র হলো কোন নির্দিষ্ট পদ, প্রতিষ্ঠানে ভর্তি, ঋণ, স্কলারশিপ ইত্যাদির জন্য আনুষ্ঠানিকভাবে লেখা চিঠি। এই পত্রে আবেদনকারীর যোগ্যতা, অভিজ্ঞতা, এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য উল্লেখ করা হয়। এছাড়াও, এলাকার চেয়ারম্যান বা মেয়রের কাছে যেকোনো বিষয়ের দরখাস্ত জানিয়েও আবেদন পত্র লেখা হয়ে থাকে।
স্কুল/কলেজে প্রধান শিক্ষকের নিকট যেকোনো প্রয়োজনে দরখাস্ত জানিয়ে আবেদন পত্র লেখা হয়। এছাড়াও, আরও অনেক প্রয়োজনেই নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নিকট দরখাস্ত জানিয়ে আবেদন পত্র লেখা হয়ে থাকে।
পত্র লেখার নিয়ম
প্রয়োজন অনুসারে পত্র বিভিন্ন প্রকারের হয়ে থাকে। ব্যক্তিগত, অফিসিয়াল, ব্যবসায়িক, আবেদন পত্র প্রতিটি লেখার ধরণ হবে আলাদা। তবে, প্রতিটি পত্র লেখার সময় প্রাপক এবং প্রেরকের সঠিক তথ্য যুক্ত করতে হবে। পত্র লেখার জন্য পত্র লেখার নিয়ম বা ফরম্যাট জানা আবশ্যক। নিচে বিভিন্ন প্রকার পত্র বা চিঠি লেখার বিস্তারিত নিয়ম এবং নমুনা উল্লেখ করে দেয়া হয়েছে।
ব্যক্তিগত পত্র লেখার নিয়ম
ব্যক্তিগত পত্র লেখার জন্য তেমন আনুষ্ঠানিকতার প্রয়োজন হয়না। চিঠির ডান দিকে ঠিকানা এবং তারিখ লিখতে হয়। এরপর, বাম দিকে সাদর সম্ভাষণমূলক শব্দ ব্যবহার করতে হবে এবং প্রাপকের নাম লিখতে হবে। অতঃপর, চিঠির মূল বিষয় লেখা শুরু করতে হবে। যে কারণে ব্যক্তিগত চিঠি বা পত্রটি লেখা হচ্ছে সেটি মূলভাব বা মূল অংশের মাঝে তুলে ধরতে হবে। ব্যক্তিগত চিঠি লেখার সময় আন্তরিকতার সাথে চিঠিটি লিখতে হবে।
মূল অংশ লেখা হয়ে গেলে চিঠির ডান দিকে “ইতি” লিখতে হবে এবং তার নিচে প্রেরকের নাম লিখতে হবে। চিঠিটি আপনি লিখে থাকলে আপনার নিজের নাম দিবেন। এভাবে করে চিঠির মূল অংশ লেখা সম্পন্ন করতে হবে। অতঃপর, চিঠিটি একটি খামে ভরে খামের উপর প্রেরক এবং প্রাপকের নাম ও ঠিকানা লিখে হবে। অতঃপর, এটি ডাকযোগে পাঠিয়ে দিতে হবে।
ব্যক্তিগত পত্র লেখার নমুনা
রংপুর
০৭/০৪/২০২৪
প্রিয় মাহবুব,
আশা করি ভালো আছো। আজ তোমাকে এই চিঠি লিখছি এই গরমের ছুটি কীভাবে কাটাবো তা জানাতে। তুমি জানো আমি ভ্রমণ খুব পছন্দ করি। তাই এই ছুটিতে আমি দেশের বিভিন্ন সুন্দর সুন্দর জায়গায় ঘুরতে বেরোবো। প্রথমে আমি কক্সবাজার যাবো। সেখানে সমুদ্র সৈকতে ঘুরবো, সূর্যাস্ত দেখবো এবং স্থানীয় খাবার খাবো।
কক্সবাজার থেকে ফিরে আমি সিলেট যাবো। সেখানে জাফলং, বিছনাকান্দি, এবং হযরত শাহজালাল (র.) ও শাহ পরাণ (র.) মাজার জিয়ারত করবো। সিলেট থেকে ফিরে ঢাকায় কিছুদিন বন্ধুবান্ধবদের সাথে সময় কাটাবো। এছাড়াও, আমি এই ছুটিতে কিছু বই পড়ার পরিকল্পনা করছি।
তুমি কি করবে এই ছুটিতে? তোমার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছি।
শুভেচ্ছান্তে,
ফারহান
অফিসিয়াল পত্র লেখার নিয়ম
অফিসিয়াল পত্র বা অফিসিয়াল চিঠি অফিস বা কর্মস্থল সংক্রান্ত বিভিন্ন কারণে লেখা হয়ে থাকে। একটি অফিসিয়াল পত্র লেখার জন্য প্রথমেই প্রাপকের তথ্য লিখতে হবে। অফিসিয়াল চিঠির ক্ষেত্রে প্রাপক উক্ত প্রতিষ্ঠানের উচ্চপদস্ত কর্মকর্তা হতে পারে। অতঃপর, পত্রের মূল অংশে পত্র লেখার কারণ বিস্তারিত উল্লেখ করতে হবে। এরপর, প্রেরকের নাম এবং বিস্তারিত তথ্য লিখতে হবে।
অফিসিয়াল পত্র লেখার নমুনা
তারিখ: ০৭/০৪/২০২৪
মানবসম্পদ বিভাগ
কোর্সটিকা কোম্পানি লিমিটেড
ঢাকা, বাংলাদেশ
বিষয়: বেতন বৃদ্ধির জন্য আবেদন
মাননীয় মহাশয়/মহাশয়া,
আমি, ফারহান ইসরাক, গত ৫ বছর ধরে কোর্সটিকা কোম্পানিতে হিসাবরক্ষক হিসেবে কর্মরত আছি। আমি আমার কাজের প্রতি দায়িত্বশীল এবং নিবেদিতপ্রাণ। এই ৫ বছর ধরে আমি কোম্পানির উন্নয়নে নিয়মিত অবদান রেখে আসছি। এই ৫ বছর ধরে আমি আমার কর্মদক্ষতা বৃদ্ধির জন্য নিয়মিত প্রশিক্ষণ গ্রহণ করেছি এবং নতুন নতুন দক্ষতা অর্জন করেছি।
আমি আমার কাজের ক্ষেত্রে সর্বদা উদ্যমী এবং অনুপ্রাণিত। আমার কাজের প্রতি আমার আন্তরিকতা এবং নিষ্ঠার কারণে আমি আমার সহকর্মীদের কাছেও সমাদৃত। আমার বেতন বৃদ্ধির বিষয়টি বিবেচনা করার জন্য আপনাকে অনুরোধ করছি।
ধন্যবাদ,
ফারহান ইসরাক
ব্যবসায়িক পত্র লেখার নিয়ম
ব্যবসায়িক পত্র সাধারণত বিভিন্ন প্রকার ব্যবসায়িক চুক্তি করার জন্য লেখা হয়ে থাকে। এছাড়াও, ব্যবসা সংক্রান্ত বিভিন্ন কারণে এই পত্র লেখা হয়। ব্যবসায়ের পার্টনার, অন্য ব্যবসায় মালিক কিংবা গ্রাহক কর্তৃক ব্যবসায় মালিককে পত্র লেখা হলে সেটিকে একটি ব্যবসায়িক পত্র বলা হয়। এই পত্র লেখার একটি নমুনা নিচে উল্লেখ করে দেয়া হলো।
ব্যবসায়িক পত্র লেখার নমুনা
তারিখ: ০৭/০৪/২০২৪
বরাবর,
মোঃ লাবিব হোসেন
ডাব্লিউ থ্রি ক্লাসরুম কোম্পানি লিমিটেড
মতিঝিল, ঢাকা
বিষয়: ব্যবসায়িক চুক্তি সংক্রান্ত পত্র
মাননীয় লাবিব হোসেন,
আশা করি ভালো আছেন। আমি, মোঃ ফারহান ইসরাক, জাগো আইটি লিমিটেড-এর ব্যবস্থাপক। আমরা জাগো আইটি লিমিটেড-এ সার্চ ইঞ্জিন অপ্টিমাইজেশন সার্ভিস দিয়ে থাকি। এই চিঠির মাধ্যমে আমরা ডাব্লিউ থ্রি ক্লাসরুম কোম্পানি লিমিটেড-এর সাথে একটি ব্যবসায়িক চুক্তি করতে চাই।
আমরা এসইও বা সার্চ ইঞ্জিন অপ্টিমাইজেশন করার মাধ্যমে ডাব্লিউ থ্রি ক্লাসরুম এর ওয়েবসাইটের ভিজিটর বৃদ্ধি করে দিবো। এছাড়াও, আমরা কন্টেন্ট রাইটিং, ওয়েবসাইট ডিজাইন সহ অন্যান্য সার্ভিস দিয়ে থাকি। আমরা ডাব্লিউ থ্রি ক্লাসরুম কোম্পানি লিমিটেড-এর সাথে দীর্ঘমেয়াদী ব্যবসায়িক সম্পর্ক গড়ে তুলতে আগ্রহী।
এই বিষয়ে আপনার সাথে আলোচনা করার জন্য আমরা অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি।
ধন্যবাদ,
মোঃ ফারহান ইসরাক
জাগো আইটি লিমিটেড
উত্তরা, ঢাকা
আবেদন পত্র লেখার নিয়ম
যেকোনো বিষয়ের দরখাস্ত নিয়ে নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নিকট পত্র লিখলে সেটিকে আবেদন পত্র বা দরখাস্ত বলা হয়। বিভিন্ন কারণে একটি বা একাধিক বিষয়ের উপর দরখাস্ত করে আবেদন পত্র লেখা হয়ে থাকে। পাসপোর্ট আবেদন বাতিল করার জন্যও অনেক সময় আবেদন পত্র লিখতে হয়।
একটি আবেদন পত্র লেখার জন্য প্রথমে তারিখ লিখতে হবে। এরপর, বরাবর লিখতে হবে এবং প্রাপকের নাম, প্রতিষ্ঠানের নাম এবং ঠিকানা লিখতে হবে। এরপর, আবেদন পত্রের বিষয় লিখতে হবে এবং পত্রের মূল বিষয় লেখা শুরু করতে হবে।
মূল অংশে পত্রটি যে বিষয়ের উপর দরখাস্ত করে লেখা হচ্ছে সেটি উল্লেখ করতে হবে। অতঃপর, প্রেরকের তথ্য বা আবেদনকারীর তথ্য লিখতে হবে। নিচে একটি নমুনা উল্লেখ করে দেয়া হয়েছে।
আবেদন পত্র লেখার নমুনা
তারিখ-০৭/০৪/২০২৪
বরাবর
প্রধান শিক্ষক
রংপুর সরকারি উচ্চ বিদ্যালয়
রংপুর
বিষয়: অসুস্থতার জন্য ছুটি চেয়ে আবেদন
জনাব,
সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি মোঃ ফারহান ইসরাক, আপনার বিদ্যালয়ের অষ্টম শ্রেণীর একজন নিয়মিত ছাত্র। বিগত ০৩ বছর যাবত আমি আপনার বিদ্যালয়ে অধ্যয়নরত আছি। আজকে বিদ্যালয়ে আসার কিছু সময় পর থেকে আমি শারীরিকভাবে অসুস্থতা অনুভব করছি। আমার পক্ষে আজকের বাকী ক্লাসগুলো করা সম্ভব হচ্ছেনা।
অতএব, জনাবের নিকট আকুল আবেদন এই যে, অসুস্থতার বিষয়টি বিবেচনা করে আমাকে আজকের জন্য ছুটি প্রদান করে বাধিত করবেন।
বিনীত নিবেদক
মোঃ ফারহান ইসরাক
শ্রেণী- অষ্টম
রোল নং- ০২
আরও দেখুন: প্রত্যয়ন পত্র লেখার নিয়ম (নমুনাসহ) Word Doc File
শেষ কথা
এই দীর্ঘ পোস্টে এতক্ষণ যাবত ব্যক্তিগত পত্র লেখার নিয়ম, প্রাতিষ্ঠানিক পত্র লেখার নিয়ম সহ বিভিন্ন প্রকার চিঠি লেখার নিয়ম ও নমুনা নিয়ে আলোচনা করেছি। পোস্টটি শুরু থেকে শেষ অব্দি মনোযোগ দিয়ে পড়লে যেকোনো প্রকার আবেদন পত্র বা ব্যবসায়িক পত্র নিজেই লিখতে পারবেন। এখন থেকে অন্য কারও সহযোগিতা নিয়ে পত্র লিখতে হবেনা।
Discussion about this post