মাধ্যমিকে ষষ্ঠ শ্রেণী থেকে দশম শ্রেণী পর্যন্ত আছে ইমেইল নামের টপিকটি। এছাড়া উচ্চ মাধ্যমিক অর্থাৎ এইচএসসিতেও আমরা এই টপিকটি পাবো। অনেকেই ইমেইল লিখতে পারি না, বা এর ফরমেট বুঝি না। অথচ রাইটিং সেকশনের সবথেকে সহজ অংশ হচ্ছে ইমেইল।
আজ কোর্সটিকায় আমরা ইমেইল রাইটিং এর ৮ টি নিয়ম বর্ণনা করবো। এই ৮ টি নিয়ম অনুসরণ করে তুমি খুব সুন্দর একটি ইমেইল তৈরি করতে সক্ষম হবে। তাহলে চলো, শুরু করি…
১. প্রেরকের ঠিকানা (From Address)
একটি ইমেইল লেখার শুরুতে প্রেরকের ঠিকানা বা From Address ব্যবহার করো। বিশেষত এখানে ব্যাক্তির নিজের ইমেইল এ্যাড্রেস হয়ে থাকে। অর্থাৎ, তুমি তোমার নিজের ইমেইল এ্যাড্রেস এখানে উল্লেখ করো। ইমেইল এ্যাড্রেস লেখার ক্ষেত্রে অবশ্যই প্রতিটি অক্ষর ছোট অক্ষর (Small Letter) ব্যবহার করা বাঞ্ছনীয়।
একটি ইমেইল এ্যাড্রেস লেখার সময় তুমি ইচ্ছে করলে সংখ্যাও ব্যবহার করতে পারো। যেমন: meena25@gmail.com । তবে একটি বিষয় মনে রাখতে হবে, ইমেইল এ্যাড্রেস লেখার ক্ষেত্রে লেখার মধ্যে কোন স্পেস বা ফাঁকা দেয়া যাবে না। অর্থাৎ, পুরো এ্যাড্রেসটিই স্পেস বা ফাঁকা ছাড়া লিখতে হবে।
২. প্রাপকের ঠিকানা (To Address)
তুমি যার কাছে ইমেইলটি পাঠাতে চাচ্ছো, তার ইমেইল এ্যাড্রেস এখানে উল্লেখ করো। ইমেইল এ্যাড্রেস লেখার ক্ষেত্রে ঠিক ওপরের নিয়মটিই অনুসরণ করো।
৩. ইমেইল পাঠানোর সময় (Sent)
ইমেইলটি ঠিক কখন পাঠাচ্ছো, সেই সময় এখানে লিখো। শিক্ষার্থীরা সাধারণত খাতায় ইমেইল লেখার সময়টি ইমেইলে উল্লেখ করে। সময় লেখার ক্ষেত্রে দিন, তারিখ এবং বছরের উল্লেখ করবে। যেমন Sent: Monday, 07 November, 2016
৪. ইমেইলের বিষয়বস্তু বা Subject
ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে Subject লেখাটি অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ একটি কাজ। তুমি কোন বিষয়ের ওপর ইমেইল লিখছো, তা অতি সংক্ষেপে এক লাইনের মাধ্যমে এখানে উল্লেখ করো। মনে করো তোমাকে বলা হলো, জন্মদিনে বন্ধুকে আমন্ত্রণ জানিয়ে একটি ইমেইল লিখো। সেক্ষেত্রে তোমার সম্ভাব্য Subject টি হবে: Inviting for birthday party.
৫. যথাপোযুক্ত সম্ভাষণ (Salutation or Greeting)
সৌজন্য কুশল জিজ্ঞাসার মাধ্যমে একটি ইমেইলের মূল বিষয়বস্তু শুরু হয়। তাই ইমেইলের ভেতরের অংশ লেখার আগে উপযুক্ত সম্ভাষণ বা Greeting তৈরি করো। অর্থাৎ, যাকে তুমি ইমেইল লিখছো, তার সাথে কুশল বিনিময় করো। সাধারণত Salutation or Greeting গুলো এমন হয়ে থাকে: I hope you’re well by the grace of Almighty. I’m also well.
৬. ইমেইলের মূল বিষয় (Body)
Body হচ্ছে একটি ইমেইলের মূল বক্তব্য। এখানে তুমি তোমার ইমেইলের আসল কথাগুলো বর্ণনা করবে। ইমেইলের Body অংশ খুব দীর্ঘ না হয়ে বরং ৪-৫ লাইনের মধ্যে হওয়া ভালো।
৭. বিদায় সম্ভাষণ (Closing Remark)
ইমেইলের শেষে বিদায় সম্ভাষণ সম্ভাষণ বা শেষ মন্তব্য জুড়ে দাও। এখানে তুমি তোমার ইমেইলের মূল বক্তব্যটি আবারো একটি বাক্যে বর্ণনা করতে পারো এবং শেষে একটি মন্তব্য জুড়ে দিতে পারো। সাধরণত ব্যক্তিগত ইমেইলের বিদায় সম্ভাষণ সাধারণত এমন হয়: No more today. Wish your good health and prosperity. Write me soon.
৮. প্রেরকের নাম
সবশেষে তুমি তোমার নাম এখানে উল্লেখ করো। কিছু কিছু ক্ষেত্রে প্রশ্নেই নির্দিষ্ট একটি নাম দেয়া থাকে। সেক্ষেত্রে প্রশ্নে উল্লেখিত নামটি এখানে লিখে দাও।
ব্যস, এই ৮ টি নিয়ম অনুসরণ করে তুমি খুব সুন্দর একটি ইমেইল তৈরি করতে পারো। নিচে একটি ব্যক্তিগত ইমেইলের ফরমেট বা গঠন দেয়া হলো। সেটি অনুসরণ করে নিজে একটি লেখার চেষ্টা করো।
Question: Suppose, you are going to arrange a picnic at Shat Gambuj Mosque. Now write an email to your friend Raju inviting him to join the picnic with you.
From: raju@gmail.com
To: meena@gmail.com
Sent: Monday, 07 February, 2020
Subject: Invitation to join the picnic.
Dear Raju,
I received your e-mail just now and happy to hear that you all are well. I am fine too. Now you will be very glad to hear that we, all the students of class XIII are going to a picnic Friday, 15 February. We will go to Shat Gambuj Mosque in Bagerhat. We will go there by bus. You know it is one of the most beautiful and historical mosques in Bangladesh. It was founded by Saint Khan Jahan Ali. It is a World Heritage Site too. There are a lot of new things to enjoy and learn here. Some of our teachers will guide us.
Now I am inviting you to join with us. It will be a great pleasure having you with us. So, don’t miss this nice trip. No more today. Have a great day. I will wait for your reply.
Your loving friend
Meena.
এই লেখাটি শীট আকারে ডাউনলোড করো
জেএসসি, এসএসসি এবং এইচএসসি শিক্ষার্থীরা সকল বিষয়ের ওপর নোট ও সাজেশান্স পেতে কোর্সটিকার সাথে আপডেট থাকো। তোমার পাঠ্যবই সংক্রান্ত আরো ভালো ভালো টিপস পেতে আমাদের অফিসিয়াল গ্রুপে জয়েন করো। আমরা আছি ইউটিউবেও। আমাদের ইউটিউব চ্যানেলটি সাবস্ক্রাইব করো এখান থেকে।
